Confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările principale ale Business Inception S.R.L., persoana juridica romana cu sediul în Bucureșți, Str. Vasile Nitu nr. 51, sector 4, înregistrată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Bucureșți sub nr. J40/9917/2019, cod unic de identificare fiscala 41455280, capitalul social 200 lei, www.notice.ro, nr. de telefon 0772203628 (în continuare “Notice”), în calitate de operator de date.
Din acest motiv, ne străduim să vă procesăm datele personale în conformitate cu principiile stabilite în legislația privind protecția datelor aplicabilă în România, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46 / CE (“GDPR“) și Legea 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR.
Această Politică de Confidențialitate (“Politica“) descrie tipul de Date Personale colectate sau primite de Notice, modul în care sunt utilizate, partajate și protejate Datele Personale, modul în care Notice utilizează modulele cookie și tehnologiile similare, precum și drepturile și opțiunile dvs. .
Această Politică se aplică prelucrării Datelor Personale ale Partenerilor de afaceri, Clienților, Potențialilor Clienți și Vizitatorilor website-ului. Dacă aveți întrebări suplimentare despre această Politică, vă rugăm să consultați informațiile de contact de la sfârșitul acestei pagini.
Definiții
“Dumneavostra“, în funcție de context, se referă la Partenerii de afaceri, Utilizator, Potențialilor Utilizatori, Vizitatori ai website-ului, Raportori de integritate și Raportori ai incidentelor, precum și reprezentanții lor (legali) și/sau personalul (autorizat).
“Date personale” se referă la orice informație care se referă la o persoană identificată sau identificabilă și poate include informații pe care ni le transmiteți și pe care le colectăm despre dvs. , atunci când utilizați serviciile Notice (de exemplu, informații despre dispozitiv, adresă IP, informații de facturare, date ale titularului cardului) sau când vizitați website-ul Notice.
“Prelucrarea datelor personale” se referă la orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, fie prin mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
“Condiții de eligibilitate” se refera la îndeplinirea de către Utilizator a următoarelor condiții pentru a putea utiliza Aplicația. Așadar, orice Utilizator trebuie (1) să aibe peste 18 și/sau capacitate deplină de exercițiu, (2) să fie de acord cu Termenii și Condițiile de prestare a serviciilor, și (3) să ne furnizeze informații de contact reale, complete și actualizate.
“Verificarea condițiilor de eligibilitate” este limitat la Utilizatori și se refera la procedura realizata de către Notice prin utilizarea unor surse publice de informare, inclusiv, dar fără a se limita la: Registrul Comerțului, ANAF, recenzii online etc. Procesul de verificare poate include, de asemenea, verificarea istoricului financiar al afacerii dvs., evaluarea profilului de risc și alte măsuri adecvate pentru asigurarea securității și integrității Aplicației.
“Vizitator al website-ului” se referă la orice persoană fizica care accesează un website care aparține Notice pentru a vizualiza conținutul și/sau pentru a utiliza serviciile sale.
“Potențiai utilizatori” se referă la orice persoană naturală sau juridică care a arătat interes pentru produsele sau serviciile Notice, dar care nu beneficiază încă de aceste servicii.
“Utilizator” se referă la orice reprezentant legal/persoana împuternicită a unui persoanea fizică sau juridică care își face un cont în Aplicație în conformitate cu Termeni și Condiții pentru prestarea serviciilor, inclusiv accesarea Contului.
„Cont” înseamnă secțiunea din Aplicație accesibilă Utilizatorului prin utilizarea, cu rol de identificare, a unei adrese de e-mail și a unei parole, care permite Utilizatorului utilizarea serviciilor noastre și care conține informații despre Utilizator și date referitoare la relația de afaceri a Utilizatorului cu Notice (e.g., date de contact, notificări trimise, facturi fiscale etc.)
„Aplicație” înseamnă punerea la dispoziție de către Notice a unui API (application programing interface), respectiv integrarea API în website-ul deținut de către Utilizator în baza self-service, respectiv că urmare a transmiterii de către Notice a documentației tehnice necesare.
“Raportori de integritate” se referă la orice persoană care raportează preocupări sau acte ilegale în cadrul Notice, în mod obișnuit legate de activități etice, ilegale sau dăunătoare, către persoane sau entități aflate în poziții de autoritate sau către părți externe relevante. Denunțătorii acționează adesea în interesul public, având că scop abordarea problemelor precum fraudă, corupție, încălcări ale siguranței sau alte forme de inconsecvență.
“Raportori de incidente” se referă la orice persoană care raportează orice riscuri sau amenințări potențiale la adresa securității și integrității datelor organizației sau funcționalității serviciilor Notice, inclusiv, dar fără a se limita la, incidente de securitate și încălcări ale datelor. Este important de menționat că, deși un incident de securitate poate avea loc, acesta nu este neapărat considerat o încălcare a datelor, deoarece determinarea unei încălcări a datelor se face pe baza politicilor și procedurilor interne specifice stabilite de Notice în conformitate cu cerințele legale și cele mai bune practici.
De unde colectăm Datele dvs. personale?
Informațiile adunate de Notice sunt colectate în diverse moduri – direct de lași indirect de la surse terțe sau automat prin intermediul tehnologiei.
- Colectare Directă (CD): Colectăm informații direct de la dvs. în timpul interacțiunilor noastre. Aceasta include datele pe care le furnizați prin formularele de pe Website, în timpul efectuării plații aferente serviciilor Notice și când comunicați direct cu noi.
- Colectare Indirectă (CI): Informațiile pot fi adunate de la parteneri terți, afiliați sau din surse disponibile publicului larg.
- Colectare Automată (CA): Colectăm automat anumite informații folosind module cookie și tehnologii similare atunci când navigați pe Website-uri.
Am putea primi date personale despre dvs. de la terțe părți. Acestea pot include furnizori de identitate și verificare, parteneri de screening precum agențiile de referință de credit, precum și resurse online și informații disponibile publicului larg.
Ce date prelucrăm?
Prin prezenta Politică, vă informăm în cele ce urmează cu privire la categoriile de date pe care Notice le prelucrează. În acest sens, vă informam că prestarea serviciilor și prezentarea portofoliului de servicii Notice sunt imposibile în absența prelucrării anumitor Date personale:
Categorii de date | Descriere | Tip de plelucrare | Parteneri de afaceri | Vizitator | Potențial Utilizator | Utilizator | Raportor integritate/ incidente |
Date de contact | Nume, prenume, adresă de e-mail, nr de telefon, adresă de domiciliu/ reședință, semnatură. | CD | DA | NU | DA | DA | NU |
Date referitoare la reprezentanții legali și personalul autorizat | Nume, prenume, adresă de e-mail, nr de telefon, adresă de muncă, poziție/loc de muncă, semnatura, dovada calității de representant. | CD/CI | DA | NU | DA | DA | NU |
Date referitoare la procedura de verificare a condițiilor de eligibilitate | Informații despre afaceri, proprietate și control, informații de identitate, inclusiv documentul de identitate, date financiare, informații necesare pentru îndeplinirea obligațiilor de cunoaștere a clientului (KYC), facturile de utilități, istoricul creditului, litigiile și istoricul financiar. Acest proces ar putea implica și prelucrarea datelor personale sensibile, cum ar fi informțiile despre condamnări penale și infracțiun, precum și datele referitoare la persoanele expuse politic. | CD/CI | NU | NU | DA | DA | NU |
Date de facturare | Nume, prenume, adresă de e-mail, nr. de telefon, adresă de facturare. | CD | DA | NU | DA | DA | NU |
Date de comunicare | Informațiile transmise de dvs. prin intermediul cererilor de suport tehnic, corespondență prin e-mail și angajamentele de pe rețelele sociale, când vă înregistrați, participați sau vizualizați evenimentele Notice, și orice date cu caracter personal pe care le postați pe forumuri și grupuri de discuții. | CD/CA | DA | NU | DA | DA | DA |
Date de marketing | Informații demografice, istoricul achizițiilor și metricile de angajament de pe diverse platforme de e-mailuri și rețele sociale, furnizând informații detaliate despre interacțiunile clienților, preferințele și reacțiile la conținutul nostru, comentariile pe rețelele sociale, feedback-ul clienților prin sondaje și biletele de suport, precum și conținutul vizual sau textual partajat de către dvs. . | CI/CA | DA | NU | DA | DA | NU |
Utilizarea website-ului | Informațiile legate de activitatea dvs., cum ar fi tipul dispozitivului pe care îl utilizați, inclusiv modelul de hardware, dentificatorii unici ai dispozitivului, adresa MAC, adresa IP, versiunea sistemului de operare, setările dispozitivului, locația, datele de jurnalizare care detaliază timpul și durata vizitelor dvs. pe site-ul web, datele de căutare și informațiile stocate în cookie-uri care identifică în mod unic browserul sau contul dvs. | CI/CA | DA | DA | DA | DA | DA |
Datele privind reclamațiile și solicitările, | Informatii si detalii privind reclamația și/sau solicitarea și orice documentație sau dovezi relevante pentru reclamație și/sau solicitare, cum ar fi datele de identificare, e-mailurile, capturile de ecran, fotografiile, declarațiile martorilor, etc. | CD | DA | NU | DA | DA | DA |
Transmiterea anumitor Date personale de către dvs. este necesară pentru derularea relației de afaceri. Prin urmare, un eventual refuz din partea dvs. ar putea conduce imposibilitatea executării obligațiilor contractuale asumate de către Notice. Mai mult decât atât, menționam că Datele personale solicitate în cadrul contractelor/formularelor utilizate de Notice în scopul încheierii contractului la distanta sunt stabilite/solicitate/reglementate prin intermediul legislației primare și/sau secundare (legi, regulamente, ordonanțe, hotatari, decizii și ordine emise de autoritățile publice centrale și locale) care reglementează derularea relației dintre partenerii de afaceri.
Transmiterea anumitor Date personale de către dvs. este voluntară pentru îndeplinirea altor scopuri, în afara desfășurării relației de afaceri (de ex. derularea campaniilor de marketing). Lipsa consimțământului dvs. pentru aceste din urmă scopuri, nu vă avea absolut nicio consecință asupra încheierii contractului. Natura obligatorie sau facultativă a exprimării consimțământului vă fi specificată la momentul colectării datelor.
Care este scopul prelucrării datelor și temeiul juridic?
Prin prezenta Politică, ne propunem să vă explicăm și să vă clarificăm înțelesul și importanța scopului și temeiului legal al prelucrării datelor conform GDPR. Scopul prelucrării datelor se referă la motivul pentru care Notice poate folosi și procesa Datele personale, în timp ce temeiul legal se referă la justificarea legală recunoscută de GDPR pentru activitățile de prelucrare a acestor date de către Notice.
Scopul prelucrării Datelor personale | Temeiul juridic |
Încheierea și executarea contractului de prestare a serviciilor, inclusiv suport tehnic pentru utilizarea Aplicației, crearea și gestionarea Conturilor Utilizatorilor. Analiza și îmbunătățirea serviciilor oferite, inclusiv dezvoltarea de noi servicii și funcționalități. | încheierea sau executarea unui contract in care Notice este parte |
Contabilitate, facturare și plăți, inclusiv procesarea comenzilor, (auto)reînnoiri, rambursari. | încheierea sau executarea unui contract in care Notice este parte |
Recuperarea creanțe/colectarea debite fie în mod direct de către Notice, fie prin intermediul unor persoane autorizate în prealabil în baza unor contracte de colaborare/prestare de servicii. | încheierea sau executarea unui contract in care Notice este parte |
Desfășurarea activității periodice de analiză a percepției Vizitatorilor, a Utilizatorilor si a Potentialilor Utilizatori asupra activității desfășurate și de identificare a nevoilor acestora, respectiv a gradului de satisfacție cu privire la serviciile oferite. | consimțământul dvs. |
Implementarea avertizorilor de integritate in scopul prevenirii fraudelor economice și informatice, îndeplinirea obligațiilor legale cu privire la informarea autorităților competente cu privire la posibile fapte cu caracter penal. | îndeplinirea unei obligații legale de către Notice |
Transmiterea de răspunsuri la întrebări și solicitări implică colectarea, stocarea și prelucrarea datelor personale pentru a furniza informații solicitate și asistență în rezolvarea problemelor sau nelămuririlor. Această activitate poate include evaluarea solicitărilor primite, identificarea și autentificarea solicitantului, gestionarea comunicării și furnizarea răspunsurilor relevante și complete. | încheierea sau executarea unui contract sau îndeplinirea unui interes legitim de către Notice |
Apărarea împotriva atacurilor cibernetice include monitorizarea și analiza activității de rețea pentru detectarea și prevenirea amenințărilor de securitate, implementarea măsurilor de securitate tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat sau a utilizării ilegale, și gestionarea incidentelor de securitate pentru asigurarea rezilienței și continuității serviciilor oferite. | îndeplinirea unei obligații legale de către Notice |
Desfășurarea de activități de marketing implică utilizarea datelor personale pentru a comunica oferte, promoții și informații relevante despre produsele sau serviciile oferite către clienți sau potențiali clienți. Aceasta poate include segmentarea bazei de date a clienților, personalizarea mesajelor de marketing pentru a se potrivi preferințelor și comportamentului anterior al clienților, precum și măsurarea eficacității campaniilor de marketing. | consimțământul dvs. |
Transmiterea de informatii la solicitarea autoritatilor competetente. | îndeplinirea unei obligații legale de către Notice |
De asemenea, menționam că Notice are dreptul de a prelucra Datele personale și în scopul (i) îmbunătățirii relației cu dvs., inclusiv organizarea și desfășurarea de sondaje de opinie, precum și (îi) soluționarea sesizărilor și cererilor transmise de dvs. , indiferent de metoda prin care au fost transmise acestea (spre exemplu, dar fară a se limita la: posta fizica, posta electronica, fax, call center, telefon etc.). Menționam că, participarea la sondajele de opinie și/sau alte asemenea studii de piață NU ESTE OBLIGATORIE, selectarea și contactarea participanților fiind făcută în mod aleatoriu.
Deciziile automate
Procesăm Datele dvs. personale folosind atât metode manuale, cât și automate. Deși unele decizii sunt luate automat, ele sunt supuse unei revizuiri de către echipa Notice pentru a asigura exactitatea și corectitudinea deciziei. Nu toate procesele sunt automate; asiguram existenta unui element uman în procesele noastre decizionale.
Modulele sociale de conectare
Pe website-ul Notice includem module din rețelele sociale precum Facebook, LinkedIn și Twitter. Logo-urile acestora sunt vizibile. De asemenea, folosim module pentru player-ele video încorporate. Aceste module nu vor colecta Datele dvs. personale decât dacă faceți clic pe logo-uri sau videoclipuri. În cazul în care o faceți, modulele se activează și trimit date către furnizorul terț. Nu controlăm ce date colectează acești furnizori terti sau modul în care le procesează. Pentru mai multe detalii, verificați politicile lor de confidențialitate pe site-urile lor web.
Datele aparținând minorilor
Serviciile Notice nu sunt destinate minorilor. Dacă descoperim că am colectat accidental date personale de la un copil, vom elimina acele date personale ale copilului din înregistrările noastre cât mai curând posibil. Dacă credeți că am colectat în mod greșit sau neintenționat date personale ale unui minor fără consimțământul corespunzător, vă rugăm să ne contactați și vom lua măsuri pentru a șterge Datele personale ale acestuia din sistemele noastre.
Comunicările de marketing
Comunicările de marketing sunt trimise exclusiv pe baza consimțământului dvs. pe adresa de e-mail indicate de dumneavostra. În cazul în care v-ați exprimat consimțământul, putem utiliza datele dvs. de contact pentru a vă trimite newslettere electronice privind serviciile și produsele noastre, precum și despre evenimentele, concursurile și/sau tombolele organizate de noi. Aceasta se întâmplă doar dacă v-ați abonat și, prin urmare, v-ați exprimat consimțământul explicit pentru o astfel de prelucrare. Aveți posibilitatea să vă retrageți consimțământul în orice moment, exprimându-vă opțiunea de a nu primi newslettere în viitor, apăsând butonul “Dezabonare” atunci când primiți e-mailul respectiv.
Dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, Notice vă înceta prelucrarea Datelor dvs. personale în acest scop, fără însă a afecta prelucrările desfășurate de Notice pe baza consimțământului exprimat de către dvs. înainte de retragerea acestuia.
Utilizarea cookie-urilor și a altor tehnologii de urmărire
Notice folosește cookie-uri și alte tehnologii de urmărire pentru a îmbunătăți experiența pe website-ul nostru și pentru a personaliza serviciile noastre. Deși aceste cookie-uri nu colectează Date personale precum numele sau adresa dvs. de email, ele pot fi asociate cu alte Date personale pe care ni le furnizați prin alte canale de comunicare.
Puteți ajusta setările browser-ului pentru a respinge cookie-urile, însă acest lucru ar putea afecta experiența dvs. pe anumite părți ale website-ului.
Pentru mai multe informațîi, vă rugăm să consultați Politica de Cookie.
Destinatarii Datelor Personale
Pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare, Notice poate dezvălui datele dvs. către parteneri, către terțe persoane sau entități care sprijină Notice în desfășurarea activității prin intermediul website-ului (de exemplu: firme de curierat, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii privind medicina muncii, firma de contabilitate) ori către autoritățile publice centrale/locale, în următoarele cazuri exemplificativ enumerate:
- Dvs.;
- Reprezentanților dvs.;
- Imputernicitiilor Notice (e.g., furnizori de servicii IT, payroll, contabilitate, consultanți fiscali, avocați,
- auditori etc.);
- Salariaților și/sau colaboratorilor Notice sau ai altor societăți aparțînând Grupului Notice;
- Autorități publice centrale/locale (de exemplu ANAF, ANRE, ITM);
- Furnizori de servicii de curierat.
Transferul Datelor personale
Datele Personale ale dvs. vor fi prelucrate în Uniunea Europeană și păstrate în serverele amplasate în Romania, tara din Uniunea Europeană.
Perioada de prelucrare și de stocare a Datelor personale
Datele personale ale dvs. vor fi prelucrate conform principiilor de proporționalitate și necesitate, și, în orice caz, până la atingerea scopurilor în care au fost prelucrate.
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, Datele dvs. personale vor fi prelucrate de către Notice pe tot parcursul relației de afaceri, cu excepția cazurilor în care legislația impune un termen mai mic de stocare.
După finalizarea relației de afaceri, aceste date vor continua, dacă este cazul, să fie stocate în vederea conformării cu termenele minime de arhivare prevăzute de lege pentru diverse categorii de documente, în principal, respectiv 10 ani pentru documente financiar-contabile (de ex. facturi, avize de însoțire a mărfii etc.) sau, după caz, 5 ani pentru unele astfel de documente (de ex. contractul la distanta, formular de comanda, comanda de retur, comanda de activare a garanției etc.);
În ceea ce privește prelucrarea Datelor Personale ale dvs. transmise în mod voluntar, menționam că acestea vor fi prelucrate de regulă până la momentul în care vă veți retrage consimțământul.
Drepturile dvs. în calitate de persoană vizată
În conformitate cu dispozițiile GDPR vă informam că beneficiați de următoarele drepturi aferente prelucrării Datelor personale:
- dreptul de a avea acces la prelucrarea datelor cu caracter personal. În cazul în care vă exercitați acest drept într-un mod care este evident abuziv sau nefondat, ne rezervam dreptul la rambursarea costurilor necesare suportate pentru prelucrarea copiilor respective și pentru remiterea copiilor într-o perioada de timp rezonabila;
- dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal;
- dreptul de ștergere a datelor cu caracter personal;
- dreptul de restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal;
- dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal;
- dreptul de a vă opune în orice moment operațiunilor de prelucrarea a datelor cu caracter personal;
- dreptul de a nu face obiectul unui proces decizional individual automatizat;
- dreptul de a vă adresa justiției în cazul în care drepturile dvs. prevăzute de GDPR nu sunt respectate;
Nu în ultimul rand, menționam că daca nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru, puteți înaintă plângerea către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, B-dul Gral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Romania, website: www.dataprotection.ro
În cerere trebuie să fie menționată și adresa de corespondență și/sau adresa de poștă electronică către care se dorește transmiterea informațiilor solicitate.
Este posibil să vă cerem să vă dovediți identitatea comunicandu-ne o copie a unui mijloc valabil de identificare pentru a ne conforma cu obligațiile de securitate pe care le avem și a împiedică divulgarea neautorizata a datelor.
Vom lua în considerare orice solicitări sau plângeri pe care le primim și vă vom transmite un răspuns în timp util.
Contact
Pentru orice întrebări suplimentare cu privire la modul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate și pentru a vă exercita drepturile menționate mai sus, vă rugăm să vă adresați la adresa de email: [email protected]
Vă rugăm să rețineți că Notice își rezervă dreptul de a actualiza și a modifica acest document fără notificare prealabilă. Orice modificări vor fi publicate pe această pagină, asigurându-vă că sunteți informat despre politicile noastre. Recomandăm vizitatorilor site-ului nostru să verifice periodic politica de confidențialitate a Notice pentru a fi la curent cu orice revizii ale documentului.
Acest document este prezentat in versiunea v1 si a fost publicat la data de 29 mai 2024.